Softwarebüro Krekeler:
Wille allein reicht nicht: Das digitale, papierlose Büro erfordert ein Umdenken
Königs Wusterhausen – Die Digitalisierung am Arbeitsplatz macht vieles einfacher: Standortübergreifend auf ganze Akten zugreifen können, egal zu welcher Zeit oder automatisch an das Ende von Fristen erinnert zu werden – angefangen von einer bevorstehenden Kündigungsfrist bis zum Ende einer Aufbewahrungsfrist steuerrechtlicher Unterlagen. Mit einem Klick stehen Daten und Informationen zu einem Kundenvorgang zur Verfügung, sind die für Steuer oder Betriebsprüfung notwendigen Dokumente zur Hand oder eingehende Rechnungen erfasst und zur weiteren Verarbeitung vorbereitet.
„Es sind nur einige Beispiele, die die Vorteile des digitalen Büros klar aufzeigen. Neben der Unkompliziertheit und Automatisierung, die viele Arbeitsschritte einsparen oder schneller machen, ist vor allem die Kostenersparnis nicht nur für Papier, Toner und Drucker, sondern vor allem für Archiv- und Lagerräume ein Argument. Hinzu kommt die höhere Datensicherheit, sofern Zugriffsberechtigungen regeln, welcher Mitarbeiter welche Daten einsehen und bearbeiten kann. Jedoch muss die Umstellung auf das digitale Büro beziehungsweise die Einführung des papierlosen Büros geplant werden“, mahnt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.
Er hat mit Office Manager DMS (www.officemanager.de) eine professionelle Dokumentenmanagementsoftware entwickelt, die nicht nur bei der Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von allen im Büro anfallenden Dokumenten unterstützt, sondern auch rechtliche Anforderungen, insbesondere die Rechtssicherheit der Aufbewahrung oder Einsicht von Daten, berücksichtigt: Digitale Dateien, einschließlich E-Mails, werden zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in Office Manager DMS archiviert und unter Berücksichtigung von Zugriffsregeln Mitarbeitern für weitere digitale Prozesse zur Verfügung gestellt. Eine automatische Indexierung stellt sicher, dass eine bestimmte Datei binnen Sekunden wiedergefunden wird. „Der Einstieg in Office Manager ist nicht schwer. In seiner Basis-Version für Einzelarbeitsplätze wird die Software auf dem Rechner installiert. In der Version für Unternehmensnetzwerke, der Enterprise-Edition, erfolgt die Installation auf dem Unternehmensserver, der Zugriff für Anwendende ist Passwortgeschützt“, informiert Harald Krekeler.
Damit legt Office Manager DMS den Grundstein für digitale Workflows im Unternehmen: Ein Dokument kann anderen Beschäftigten zur weiteren Bearbeitung zugewiesen werden, die ihrerseits das zu bearbeitende Dokument in der Software öffnen, bearbeiten, prüfen und freigeben können. Schnittstellen zu Buchhaltungs- Lohn- oder Warenwirtschaftssystemen stellen einen Datenaustausch sicher.
Gar nicht erst Papier entstehen lassen
Der Experte weiß aber: Eine – womöglich noch planlose – Umstellung von analog auf digital von heute auf morgen funktioniert nicht. Digital zu arbeiten erfordert ein Umdenken: Nämlich in den eigenen Geschäftsprozessen gar nicht erst Papier entstehen zu lassen – oder wenigstens auf ein absolutes Minimum zu begrenzen. „Der erste Schritt ist, selbst nur noch digitale Dokumente zu versenden und diese auch nachdrücklich bei Lieferanten, Dienstleistern und Partnern anzufordern. Das spart nicht nur bares Geld – immerhin sind nicht nur die Preise für Papier drastisch gestiegen, auch die Post erhöht in schöner Regelmäßigkeit ihre Gebühren – sondern auch Arbeitszeit für das Scannen von eingehenden Papierdokumenten.“
Schulen, schulen, schulen
Die Umstellung von analoger zu digitaler Arbeitswelt hat nichts damit zu tun, mit Excel oder Word umgehen zu können. Auch allein Änderungsbereitschaft bei allen Beteiligten genügt nicht. „Denn es geht nicht darum, eine Aufgabe digital abzuarbeiten, sondern ganze Unternehmensprozesse digital zu gestalten. Das funktioniert meines Erachtens nur mit entsprechender Schulung der Mitarbeiter. Sie müssen das Bewusstsein erlernen, gemeinsam hochwertige Informationen zu produzieren und zu nutzen. Oder anders ausgedrückt: Die Beschäftigten müssen die Vorteile von zentraler, digitaler Ablage, automatischer Zusammenarbeit in Echtzeit, automatischer Versionierung, Änderungshistorie und revisionssicherer Aufbewahrung erkennen“, so Krekeler.
Vorgesetzte mit Vorbildfunktion
Vorgesetzte haben außerdem eine nicht zu unterschätzende Vorbildfunktion: Geschäftsführerinnen und Abteilungsleiter, die ihre mobilen Endgeräte nicht nutzen oder nicht bedienen können, vermitteln kaum den Eindruck einer ernstgemeinten Digitalisierungsstrategie im Unternehmen. „Bei der Umstellung auf das digitale Büro sollten außerdem die Bedürfnisse der Generation, die eben nicht mit Computern aufgewachsen ist und sich nicht so schnell an neue Hard- und Software gewöhnen kann, berücksichtigt werden. Hier ist mehr Unterstützung nötig sowie ein für alle Seiten fairer und offener Umgang. Das nimmt Unsicherheiten und fördert die Bereitschaft Zettel und Stift beiseite zu legen“, rät Harald Krekeler.
Übrigens: Weil digital arbeiten mit Office Manager DMS auch so gemeint ist, gibt es für unterwegs die mobile App DMS to go, die einen Archivzugriff mittels Tablet und Smartphone erfolgt. Eine integrierte Anbindung an die Fujitsu Desktopscanner der ScanSnap-Serie erlaubt die schnelle Digitalisierung und Archivierung vorhandener Papierdokumente.
Weitere Informationen zu Office Manager unter: www.officemanager.de
