Softwarebüro Krekeler:
Bereitstellung von Informationen, Planung von Arbeitsabläufen, Überblick über Bearbeitungsstände: Ein DMS ebnet den Weg in eine moderne Arbeitswelt
Königs Wusterhausen – 45 Prozent aller Berufstätigen in Deutschland haben einer Bitkom-Studie zufolge während der Corona-Pandemie wenigstens teilweise im Homeoffice gearbeitet. Auch nach Ende der Pandemie werden wohl mehr Berufstätige im Homeoffice arbeiten als zuvor: So wird nach Bitkom-Berechnungen mehr als jeder Dritte Beschäftigte, immerhin 14,7 Millionen Menschen, auch künftig den Arbeitsort ganz oder teilweise flexibel wählen.
„Das setzt einen funktionierenden Arbeitsablauf voraus, dessen Grundlage ein Dokumentenmanagementsystem bildet. Denn hier ist zum einen der Zugriff auf Unterlagen, Akten und andere Arbeitsmaterialien zu jeder Zeit und von jedem Ort aus gewährleistet. Zudem lassen sich hier Aufgaben sinnvoll delegieren, planen und bearbeiten – ein Muss, wenn Beschäftigte an verschiedenen Orten arbeiten“, sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüro Krekeler und Entwickler von Office Manager DMS (www.officemanager.de).
Zudem ist die fehlende Kontrolle, sei es bei der Erledigung von Aufgaben oder der Einhaltung der Arbeitszeit, tatsächlich der häufigste Grund, weshalb sich viele Arbeitgeber gegen Heimarbeit entscheiden. Aber auch hier spielt ein DMS seine Stärken aus: Denn neben der Bereitstellung von Informationen und der Planung von Arbeitsabläufen haben Vorgesetzte einen leichten Überblick über Bearbeitungsstände. „Nur so kann dauerhaft Homeoffice als Alternative zur Präsenzpflicht in Unternehmen möglich sein“, meint Harald Krekeler und betont: „Es geht ja nicht nur um Kontrolle von Prozessen und Arbeitnehmern. Es geht vor allem auch um die termingerechte Erledigung von Aufgaben und Einhaltung von Fristen.“
Im digitalen, zentralen Dokumenten-Archiv eines DMS werden Dokumente verschiedenen Datei-Typs sowie E-Mails GoBD- & DSGVO-konform abgelegt. So ist gewährleistet, dass jeder Beschäftigte im Unternehmen alle notwendigen Informationen hat, die gebraucht werden, um die anstehende Aufgabe zu erledigen. Rollenbasierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass Anwendende nur Zugang zu jenen Daten erhalten, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeit stehen.
Nicht nur für Vorgesetzte, auch für den gesamten Workflow im Unternehmen, von Vorteil ist die Protokollierung jeder Aufgabe: „In einem DMS können den Mitarbeitenden konkrete Aufgaben und Termine zugewiesen werden. Zudem ist nachvollziehbar, welche Aufgabe von wem erledigt wurde. Es kann also nicht passieren, dass Aufgaben vergessen oder verzögert werden. Droht beispielsweise im Krankheitsfall eines Mitarbeiters eine wichtige Aufgabe liegenzubleiben, ist dies in einem DMS sofort ersichtlich. Die Aufgabe kann dann zum Beispiel an eine Kollegin weitergegeben werden, die sich anhand der Historie und der ihr zugänglichen Informationen schnell einlesen und an der richtigen Stelle weiterarbeiten kann“, fährt Harald Krekeler fort. So lässt sich auch in Office Manager DMS mit wenigen Klicks ein Aufgaben-Workflow erstellen und so die Übersicht behalten, wer wann etwas zu erledigen hat.
Dokumentenmanagementsysteme, wie auch Office Manager DMS, verfügen darüber hinaus über Möglichkeiten zur Interaktion mit anderen, bereits im Unternehmen vorhandenen Programmen. So kann ein DMS in der Regel an Systeme wie Microsoft, Sage, DATEV, Docu-Ware und viele andere Programme angebunden werden und Daten austauschen. Ebenso können Dateien und Informationen aus E-Mails übernommen, archiviert, indexiert, verwaltet und geteilt werden. So lassen sich nicht nur ganze Prozesse automatisieren, sondern der Zugriff auf alle relevanten Informationen, die zur Bearbeitung einer Aufgabe notwendig sind, auch im Homeoffice realisieren.
Weitere Informationen unter: www.officemanager.de
