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Softwarebüro Krekeler:

Rechnungsstellung: Finger weg von Textverarbeitungsprogrammen


GoBD setzt zwingend revisionssichere Archivierung und umfassende Dokumentation voraus, bei denen Word und Excel versagen


Königs Wusterhausen – Bei der Rechnungsstellung müssen bestimmte Vorgaben an Erstellung, Buchführung und Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen zwingend eingehalten werden. Konkret handelt es sich dabei um die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Darauf machen die Experten für Dokumentenmanagement des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de) aufmerksam. Der Grund: Häufig erstellen vor allem Freiberufler oder Einzelunternehmer Rechnungen ausschließlich mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms. Allerdings kann Sparen am falschen Ende teuer werden, denn die Strafen für nicht GoBD-konforme Geschäftsabläufe sind empfindlich hoch.

Gemäß GoBD muss nämlich sichergestellt werden, dass ein einmal erstelltes Geschäftsdokument weder gelöscht noch verändert werden darf. Sofern nachträgliche Änderungen an einer Rechnung doch notwendig sind, müssen diese Änderungen auch für Dritte, beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung, nachvollziehbar dokumentiert werden.

„Und genau hier versagt ein Textverarbeitungsprogramm. Es ist zwar grundsätzlich möglich, Rechnungen mit Excel oder Word zu erstellen, denn die GoBD gibt nicht vor, welche Dateiformate verwendet werden oder mit welchem Programm Rechnungsdaten verarbeitet werden dürfen. Allerdings nimmt sie Unternehmer in die Pflicht, bestimmte Regeln zur Aufbewahrung, Zugriff und Reproduzierbarkeit zu erfüllen. Und das ist der Knackpunkt. Denn eine Rechnung, die mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und auf dem Computer oder in der Cloud gespeichert wird, stellt weder eine revisionssichere Archivierung noch umfassende Dokumentation sicher“, erklärt Geschäftsführer Harald Krekeler und rät von dieser Vorgehensweise ab.

Die Unveränderbarkeit von Daten kann jedoch durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie beispielsweise das von Krekeler entwickelte Office Manager DMS (www.officemanager.de) sichergestellt werden. Die Software archiviert sämtliche Dokumente revisionssicher, erlaubt ihre Verwaltung, stellt gleichzeitig die Unveränderbarkeit sowie die Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sicher und dokumentiert lückenlos eventuelle nachträgliche Veränderungen an sämtlichen gespeicherten Dokumenten. Darüber hinaus gewährleistet Office Manager die jederzeit sofortige Auffindbarkeit eines archivierten Dokuments, stellt dessen maschinelle Lesbarkeit sicher und ermöglicht die Bereitstellung beziehungsweise den Datenzugriff für die Finanzbehörden.

„Wer monatlich nur wenige Rechnungen erstellt, Freiberufler beispielsweise oder Einzelunternehmer, kann grundsätzlich weiterhin seine Rechnungen mit Word oder Excel schreiben. Hierbei sollte die Textverarbeitung aber nur wie eine Schreibmaschine genutzt und das endgültige Dokument als PDF in einem DMS archiviert werden. Idealerweise bietet sich jedoch die Nutzung einer Buchhaltungssoftware mit Rechnungserstellungsfunktion und Verwaltung an, die über eine Schnittstelle in das DMS integriert werden kann“, rät Harald Krekeler. Der positive Nebeneffekt: Auch der Zugriff für Steuerberatende ist über entsprechende Schnittstellen auf das DMS möglich, so dass diese schnell und digital auf die für sie freigeschaltete Buchhaltungsdaten zugreifen und diese weiterverarbeiten können.

Ein weiterer Pluspunkt: Dokumentenmanagementsoftware ist nicht teuer. So ist Office Manager DMS in der Basis-Version „Pro“ für Einzelarbeitsplätze für nicht einmal 300 Euro zu haben – und kostet damit monatlich knapp 25 Euro. Zudem wird ein DMS-Programm von den Herstellern stets auf aktuellstem Stand gehalten und berücksichtigt damit zeitnah und automatisch neue gesetzliche Vorgaben.

Weitere Informationen unter: www.officemanager.de