Softwarebüro Krekeler:

Arbeitsweisen an neue digitale Bedürfnisse anpassen: DMS optimiert Umgang mit Dokumenten

Königs Wusterhausen – Im europäischen Vergleich befindet sich Deutschland in Sachen Digitalisierung der Wirtschaft gerade mal im Mittelfeld. Die Digitalisierung der Verwaltung hinkt sogar deutlich hinterher. Das zeigte vor wenigen Wochen das Elster-Problem überdeutlich: Das digitale Steuerportal funktionierte zwischenzeitlich nur sehr eingeschränkt und musste aufgrund Überlastung kurzzeitig ganz vom Netz genommen werden. Zu viele Steuerpflichtige wollten ihre Steuerdokumente offenbar gleichzeitig digital abgeben.

Hinzu kommt: Sowohl Unternehmen als auch Privatleute dürfen ihre Steuererklärung ab diesem Jahr nur noch bedingt in Papierform abgeben, so dass sie zum Umstieg auf die elektronische Abgabe gezwungen sind.

„Es ist nur ein Beispiel, es zeigt aber, dass Deutschland Druck macht bei der Digitalisierung. Nicht nur von staatlicher Seite. Auch Unternehmensprozesse, wie Marketing, digitale Kundenservices und E-Commerce, interne Abläufe und Produktionsprozesse werden zunehmend digitaler.
Unternehmen, die einerseits keine empfindlichen Strafen wie Zwangsgelder und Verspätungszuschläge seitens der Finanzämter zahlen wollen und sich andererseits langfristig auf dem Markt behaupten möchten, müssen die veränderten Erwartungen erfüllen und sich schnell an die neuen, digitalen Bedürfnisse anpassen“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de).

Um die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse kommt damit kein Unternehmen herum. Dabei geht es um die Umwandlung von analogen Formaten in digitale Werte durch Nutzung digitaler Technologien. Ein erster Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung im Unternehmen ist insbesondere für Klein- und Mittelständler die Optimierung des Umgangs mit Dokumenten mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS): „Durch die Nutzung eines DMS kann sich jeder Beschäftigte mit digitalen Arbeitsweisen vertraut machen, denn es löst papiergebundene Prozesse im Unternehmen ab und stellt sämtliche Daten und Informationen mit einem Mausklick zur Verfügung. Damit legt ein DMS zugleich den Grundstein für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen“, verdeutlicht Harald Krekeler.

Mit Office Manager DMS (www.officemanager.de) hat er ein Dokumentenmanagementsystem entwickelt, mit dem Dokumente standortunabhängig digitalisiert und gleichzeitig bearbeitet werden können. Hierfür führt es alle Daten, die im Unternehmen verteilt liegen – beispielsweise in E-Mail-Postfächern, in Aktenordnern, auf Notizzetteln und auf Fileservern – zentral an einem Ort zusammen. Die Software automatisiert dabei Archivierungsvorgänge und befolgt die gesetzlichen Auflagen zu Aufbewahrungsfrist und Datenschutz. „Auf ein DMS umzustellen, ist eine Sache. Digitalisierung beginnt jedoch im Kopf mit der Änderung der Arbeitssystematik. Der erste Schritt ist die Umstellung der externen und interne Kommunikation auf digital, also beispielsweise die Versendung von Rechnungen, Lieferscheinen sowie Geschäftspost ausschließlich als PDF in E-Mails und die digitale Bereitstellung von Lohnzetteln, Urlaubsanträgen und anderen internen Dokumenten“, ergänzt Krekeler.

Weitere Informationen unter: www.officemanager.de