Softwarebüro Krekeler:
Aufbewahrungsfristen: Diese Unterlagen dürfen ab Januar 2026 weg
Unterlagen aus 2015, 2017 und 2019 können entsorgt werden
Königs Wusterhausen – Der Jahreswechsel bringt frischen Wind in Unternehmensarchive. Denn für zahlreiche Unterlagen läuft im Januar 2026 offiziell die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ab, so dass wieder Platz in digitalen wie physischen Archiven gemacht werden kann. „Dokumente mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist aus 2015, Unterlagen mit achtjähriger Frist aus 2017 und jene mit sechsjähriger Frist aus 2019 dürfen ab 1. Januar 2026 vernichtet werden. Aber nur, wenn es keine Gründe gibt, sie weiter aufzubewahren“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.officemanager.de).
Was darf 2026 entsorgt werden?
In Deutschland regeln vor allem die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) die Aufbewahrungspflichten von geschäftlichen Unterlagen. Je nach Art der Dokumente gelten dabei unterschiedliche Fristen, wobei die häufigsten Zeiträume 6 Jahre und 10 Jahre sind. Neu sind verkürzte 8-jährige Aufbewahrungsfristen für bestimmte Buchungsbelege.
10 Jahre Aufbewahrung – Unterlagen aus 2015
Solche Unterlagen sind beispielsweise:
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
Lohnjournal und Lohnsteuerbescheide
Kontoauszüge
Arbeitsanweisungen und Projektunterlagen
Kassenbücher und -Berichte
Steuerunterlagen
Handelsbücher
6 Jahre Aufbewahrung – Unterlagen aus 2019
Dazu zählen etwa:
Geschäfts- und Handelsbriefe
Schriftverkehr
Angebote mit Auftragsfolge
Mahnbescheide
weitere weniger steuerrelevante Dokumente und Verträge
8 Jahre Aufbewahrung – Unterlagen aus 2017
Auch Unterlagen, die 2017 oder früher erstellt wurden, dürfen schon vernichtet werden, weil für bestimmte Buchungsbelege die Aufbewahrungsfrist durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt wurde. Dazu gehören:
Rechnungen
Quittungen
Kassenbons
Buchungsbelege
Lohnbelege
Lieferscheine und Frachtbriefe
Fristen richtig berechnen
Harald Krekeler informiert: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument erstellt wurde. Ein Beleg, der beispielsweise im Mai 2015 erstellt wurde, ist ab dem 31. Dezember 2015 aufbewahrungspflichtig. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für dieses Dokument endet somit am 31. Dezember 2025 und es darf ab Januar 2026 vernichtet werden.“
Doch Vorsicht: Die richtige Berechnung des Fristbeginns und -endes ist wichtig, da eine vorzeitige Vernichtung von Dokumenten schwerwiegende Konsequenzen haben kann. Denn im Falle einer Betriebsprüfung oder bei Rechtsstreitigkeiten könnten fehlende Unterlagen erhebliche finanzielle oder rechtliche Nachteile nach sich ziehen. „Wenn an unserem eben genannten Dokument aus 2015 im Jahr 2016 noch einmal eine nachträgliche Änderung erfolgte, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist für dieses Dokument erst im Dezember 2016 und es darf folglich auch erst im Januar 2027 vernichtet werden“, verdeutlicht Krekeler.
DSGVO-konform entsorgen: So geht’s richtig
Schriftverkehr und Dokumente nach ihrer Aufbewahrungsfrist einfach in den Müll oder den digitalen Papierkorb zu entsorgen, funktioniert nicht. Die Vernichtung von Unterlagen erfordert besondere Sorgfalt, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz. Unternehmen und Privatpersonen müssen sicherstellen, dass Daten vollständig und unwiderruflich vernichtet werden.
Es gilt für Papierdokumente:
- Nur durch geeigneten Aktenvernichter gemäß DIN 66399, mindestens Stufe P-4
- Für besonders sensible Daten: höhere Stufen oder zertifizierte Dienstleister
Es gilt für digitale Daten:
- Sichere Löschung mit spezieller Software, etwa mit Programmen wie Eraser oder DBAN, die mehrfaches Überschreiben der Speicherbereiche ermöglichen.
- Oder physische Zerstörung von Datenträgern, wie Festplatten, CDs oder USB-Sticks
ebenfalls nach DIN 66399
„Die Dokumenten-Vernichtung sollte lückenlos dokumentiert wird. Das schützt nicht nur vor Datenschutzverstößen, sondern ist auch ein Nachweis für die ordnungsgemäße Entsorgung. Zudem rate ich, vor der Entsorgung zu prüfen, ob es besondere Gründe gibt, bestimmte Unterlagen über die gesetzlichen Fristen hinaus aufzubewahren. Beispiele hierfür sind laufende Prüfungen durch das Finanzamt oder Rechtsstreitigkeiten. In solchen Fällen ist eine längere Aufbewahrung ratsam“, so Harald Krekeler.
Weitere Informationen unter: www.officemanager.de
