Softwarebüro Krekeler:
Übergangsfrist bei E-Rechnungen endet bald: Unternehmen sollten jetzt Prozesse digitalisieren
Königs Wusterhausen – Die Frist zur Umstellung auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich läuft: Nur noch bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden. Ab dem 1. Januar 2027 wird die digitale Rechnungsstellung in strukturierten Formaten für alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtend – ab 2028 dann auch für alle anderen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
„Die Umstellung auf E-Rechnungen ist für viele Betriebe eine enorme Veränderung – technisch und organisatorisch“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de). Er macht auf ein häufiges Problem aufmerksam: „Aus Gesprächen höre ich immer wieder, dass viele Selbständige gar nicht wissen, wie sie eine E-Rechnung erzeugen können. Dabei sollten sie jetzt die verbleibende Übergangszeit nutzen, um ihre Prozesse anzupassen und digitale Workflows zu implementieren.“ Denn ab 2027 – mit Ausnahmen 2028 – gibt es keine Schonfristen mehr: Unternehmen, die nach Ende der Übergangsfrist keine E‑Rechnungen ausstellen (können), riskieren Bußgelder, Probleme beim Vorsteuerabzug und Korrekturen bei Steuerprüfungen. Außerdem können fehlende E‑Rechnungen zu Nachteilen bei Geschäftspartnern führen, die automatisierte Workflows erwarten.
Um E-Rechnungen in diesen Formaten zu erstellen, benötigen Unternehmen in der Regel Buchhaltungs- oder ERP-Software, die Pflichtangaben automatisch korrekt generiert und die Daten in einem maschinenlesbaren Format exportiert. Klassische Office-Programme wie Word oder Excel reichen hierfür nicht aus. „Keine Sorge, es gibt spezialisierte Tools, die den Einstieg in die elektronische Rechnung erleichtern“, macht Krekeler aufmerksam.
Moderne Fakturierungssoftware erleichtert die Erstellung von E-Rechnungen
Unternehmen benötigen in der Regel Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware, um E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten zu erstellen. Diese Software sorgt dafür, dass Pflichtangaben korrekt übernommen werden und die Rechnungen maschinenlesbar exportiert werden. Klassische Office-Programme wie Word oder Excel reichen hierfür nicht aus.
Für Kleinunternehmen oder Freelancer, die nur wenige Rechnungen pro Monat erstellen und bisher manuell arbeiten, gibt es einfache Tools und Erweiterungen, mit denen bestehende Rechnungen schnell und unkompliziert in das E-Rechnungsformat überführt werden können. So lassen sich die Anforderungen an Pflichtangaben, Struktur und maschinenlesbare Daten Schritt für Schritt erfüllen, ohne sofort ein umfangreiches ERP-System einführen zu müssen.
E-Rechnungen schon heute empfangen und verarbeiten mit DMS-Lösungen
Nicht nur das Erstellen, auch das Empfangen von E-Rechnungen erfordert passende Systeme. Unternehmen, die noch keine E-Rechnungen verarbeiten können, sollten jetzt handeln: Ihre Software muss die Rechnungen strukturiert einlesen, Pflichtangaben prüfen und auf Vollständigkeit sowie korrekte Formatierung kontrollieren. „Wer das noch nicht eingerichtet hat, muss sofort handeln, denn beim Empfang gibt es de facto keine Schonfrist mehr. Verzögerungen können zu Problemen bei Steuerprüfungen oder im Geschäftsverkehr führen“, mahnt Krekeler.
Eine Lösung bieten moderne DMS-Systeme wie OfficeManager DMS: Sie empfangen E-Rechnungen automatisch, prüfen sie direkt auf Vollständigkeit, Pflichtangaben und korrekte Formatierung, erkennen Dubletten und validieren die Daten nach EN 16931. Anschließend leiten sie die Rechnungen über definierte digitale Workflows zur Buchhaltung, Freigabe oder Zahlung weiter und ermöglichen die revisionssichere Archivierung nach GoBD. „Zusätzlich unterstützen Funktionen wie automatische Zuordnung zu Lieferantenkonten, Benachrichtigungen bei fehlenden Angaben oder Fälligkeitswarnungen die Mitarbeitenden im Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass Unternehmen den Übergang zu elektronischen Rechnungen effizient, fehlerfrei und gesetzeskonform gestalten können“, ergänzt Harald Krekeler.
Office Manager DMS gibt es in zwei unterschiedliche Editionen: die Pro-Edition und die Enterprise-Edition. Die Pro-Edition richtet sich an einzelne Arbeitsplätze oder kleinere Teams und bietet alle grundlegenden Funktionen zum Dokumentenmanagement, zur elektronischen Archivierung und zur Verarbeitung von Belegen. Die Enterprise-Edition erweitert diese Basis um Funktionen für größere Installationen, z. B. Datenbank-Server-Anbindung, erweiterte Automatisierung, Netzwerkintegration, Workflows und zusätzliche Features für komplexe Business-Prozesse.
Weitere Informationen unter: www.officemanager.de
Bei Fragen wenden Sie sich gern auch an das Presse Desk PR Desk-Team unter: softwarebuero-krekeler[at]presse-desk.com oder 030 / 530 47 73 0
