Softwarebüro Krekeler:

E-Rechnung: Aus der Empfangspflicht wird Verarbeitungspflicht

Revisionssichere Archivierung rückt in den Blick


Königs Wusterhausen – Die E-Rechnung kommt schrittweise in deutschen Unternehmen an: Seit 2025 müssen sie E-Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2027 wird für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro auch die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend. Für alle anderen Unternehmen gilt in Sachen E-Rechnungsstellung noch eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Aber spätestens ab Januar 2028 ist auch diese Phase beendet.

„Damit steigt logischerweise nicht nur die Zahl der E-Rechnungen, die Unternehmen erhalten. Auch die Zahl der Rechnungen, die sie selbst strukturiert erstellen, versenden und anschließend nachvollziehbar archivieren müssen, nimmt zu. Unternehmen sollten deshalb ihre eigenen internen Prozesse auf den gesamten Lebenszyklus einer elektronischen Rechnung hin überprüfen. Und hier steht die Revisionssicherheit im Mittelpunkt“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de).

Nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums ist auch der strukturierte Teil einer E-Rechnung so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt. Die GoBD wurden im Juli 2025 ausdrücklich an die E-Rechnungspflicht angepasst, was zeigt, dass die Finanzverwaltung die neuen strukturierten Rechnungsdaten nicht bloß als modernes Austauschformat betrachtet, sondern als Teil der steuerlich relevanten digitalen Dokumentation. Gleichzeitig muss die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleiben.

Eine E-Rechnung darf nicht einfach geöffnet, verändert, neu gespeichert und dann als beliebiges PDF abgelegt werden“, warnt der DMS-Experte. „Und auch die Idee aus einer XML-Rechnung einen Screenshot oder Ausdruck zu erzeugen und diesen dann zu archivieren, greift zu kurz. Dadurch würden gerade die wichtigen strukturierten Rechnungsdaten verloren gehen, die für die elektronische Verarbeitung und Prüfung wichtig sind“, ergänzt Krekeler. Ähnliches gilt für ZUGFeRD-Rechnungen: Auch hier müssen zwingend relevante Informationen aus dem zusätzlichen Dokumententeil erhalten bleiben.

„Revisionssichere Archivierung bedeutet nicht, einfach eine Datei zu speichern. Sie bedeutet, den Originalbeleg in seiner Form nachvollziehbar, unveränderbar und jederzeit wieder auffindbar aufzubewahren“, betont Harald Krekeler.

Praxisbeispiel: Eine eingehende XRechnung

Es ist typischer Geschäftsvorgang: Ein Unternehmen erhält von seinem Lieferanten eine XRechnung per E-Mail. Die E-Mail enthält eine XML-Datei. Der bisherige Arbeitslauf könnte bei vielen so aussehen: E-Mail und XML-Datei öffnen, Rechnung prüfen, anschließend ein PDF erzeugen und dieses dann im Ordner speichern.

Hier jedoch entstehen Probleme: Wo bleibt die ursprüngliche XML-Datei? Wurde die Datei eventuell sogar nachträglich verändert? Und ist das erzeugte PDF lediglich eine Darstellung oder das eigentliche Archivdokument samt maschinenlesbarem Teil? Kann die Finanzverwaltung die strukturierten Daten im Bedarfsfall auswerten?

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann diesen Prozess strukturierter abbilden.


E-Rechnungen mit Office Manager DMS verarbeiten

Der von Harald Krekeler entwickelte Office Manager DMS (www.officemanager.de) wurde speziell für die Verarbeitung und Archivierung digitaler Dokumente entwickelt, unterstützt XRechnung sowie ZUGFeRD und kann die strukturierten Rechnungsdaten auswerten. „Für XRechnungen steht eine integrierte Schnellansicht zur Verfügung, während bei ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X sowohl der PDF-Teil als auch die eingebetteten XML-Daten zugänglich sind“, informiert Krekeler. Damit wird aus einer zunächst für das menschliche Auge schwer lesbaren XML-Datei eine im DMS nutzbarer Geschäftsvorgang.

So kann Office Manager DMS beispielsweise Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Fälligkeits- und Rechnungsdatum, Lieferantenanschrift, Kundennummer, Steuer-ID und sogar Dokumententyp automatisch aus den Rechnungsdaten übernehmen und für die Archivierung bzw. die weitere Verarbeitung in einer Buchhaltungssoftware bereitstellen.

„Der ganz praktische Vorteil für jeden Unternehmer zeigt sich darin, dass die E-Rechnung nicht isoliert betrachtet werden muss. Eine eingehende E-Rechnung wird von Office Manager automatisch erkannt, mit relevanten Metadaten versehen und einem Vorgang oder einem Lieferanten zugeordnet. Anschließend kann sie den internen Prüf- und Freigabeprozess durchlaufen“, erklärt Harald Krekeler. Aus der einzelnen XML-Datei wird damit ein vollständig digitaler Geschäftsvorgang der wie folgt abgebildet werden kann: Eingang, Erkennung, Prüfung, Freigabe, Buchhaltung, revisionssichere Archivierung.

„Das Jahr 2025 hat den Empfang von E-Rechnungen zur Pflicht gemacht. Jetzt, 2026, ist die Zeit, in der Unternehmen ihre Prozesse konsolidieren können. Denn 2027 folgt für viele der nächste Schritt mit der verpflichtenden Ausstellung. Wer erst dann beginnt, seine Archivierungsprozesse anzupassen, wenn die erste verpflichtende E-Rechnung ausgestellt werden muss, verschenkt wertvolle Vorbereitungszeit. Denn am Ende geht es nicht nur um die Frage: Können wir E-Rechnungen empfangen und ausstellen, sondern: Können wir nachweisen, was wir empfangen und erstellt haben – und können wir das auch Jahre später noch unverändert, vollständig und nachvollziehbar wiedergeben?“, fasst Harald Krekeler zusammen.

Weitere Informationen unter: www.officemanager.de/dokumentenverwaltung/eingangsrechnung.html


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